Instrumente öko-sozialer Beschaffung.

Eine wesent­li­che Vor­aus­set­zung für die erfolg­rei­che Umset­zung der öko-sozia­len Beschaf­fung ist das Vor­han­den­sein poli­ti­scher Unter­stüt­zung. In vie­len Kom­mu­nen geht das Enga­ge­ment im Bereich Beschaf­fung von poli­ti­schen Beschlüs­sen (Stadt­rat) oder kom­mu­na­len Stra­te­gien aus.

Ein offi­zi­el­ler Beschluss der poli­tisch Ver­ant­wort­li­chen gibt den Mit­ar­bei­ten­den, die für die Beschaf­fung zustän­dig sind, Rücken­de­ckung und erleich­tert eine ein­heit­li­che und koor­di­nier­te Umset­zung. Der Beschluss kann ent­we­der all­ge­mei­ner Natur sein, oder sich auf bestimm­te Aspek­te (bei­spiels­wei­se die Beach­tung der ILO Kern­ar­beits­nor­men) beziehen.

Wich­tig ist auch, dass die Umset­zung des Beschlus­ses von den Ver­ant­wort­li­chen beglei­tet und über­prüft wird (bspw. durch eine regel­mä­ßi­ge Bericht­erstat­tung im Stadtrat/ Eva­lu­ie­rung nach 2 bis 3 Jahren).

Inner­halb der kom­mu­na­len Ver­wal­tung ist es not­wen­dig, Ver­ant­wort­li­che für die Umset­zung zu bestim­men. Hier hat sich die Bil­dung einer Arbeits­grup­pe bewährt, die sämt­li­che Akti­vi­tä­ten zur öko-sozia­len Beschaf­fung koor­di­niert. Neben Vertreter*innen der Ver­wal­tung, öffent­li­cher Ein­rich­tun­gen und Kam­mern bie­tet die Betei­li­gung exter­ner Orga­ni­sa­tio­nen (Grup­pen Loka­le Agen­da 21, loka­le NROs) zusätz­lich die Mög­lich­keit des fach­li­chen Aus­tau­sches und der Wei­ter­ent­wick­lung. Syn­er­gien kön­nen iden­ti­fi­ziert und genutzt werden.

Die Bestands­auf­nah­me hat zum Ziel, einen Über­blick über die aktu­el­le Beschaf­fungs­pra­xis der Ver­wal­tung zu erhal­ten. Sie ist ein wich­ti­ger vor­be­rei­ten­der Schritt für die öko-sozia­le Beschaf­fung. Fol­gen­de Fra­gen soll­ten dabei geklärt werden:

• Ist die Beschaf­fung dezen­tral oder zen­tral organisiert?
• Wer kauft was, wann ein, und in wel­chen Mengen?
• Wel­che Ein­kaufs­richt­li­ni­en und Pro­dukt­stan­dards gibt es bereits?
• Wel­che Kri­te­ri­en wer­den angewendet?
• Wel­che gegen­wär­ti­gen Ver­trä­ge mit Lie­fe­ran­ten gibt es? Wie lan­ge ist die Vertragsdauer?

Auf der Grund­la­ge der Bestands­auf­nah­me und je nach Ziel, das sich die Kom­mu­ne gesetzt hat, ent­schei­det die Arbeits­grup­pe über die Pro­duk­te, die nach öko-sozia­len Kri­te­ri­en beschafft wer­den sol­len. Wei­te­re bei der Aus­wahl zu beach­ten­de Fak­to­ren kön­nen sein:

• Öko­lo­gi­sche und sozia­le Dringlichkeit
• Ver­füg­bar­keit von alter­na­ti­ven Pro­duk­ten und Dienst­leis­tun­gen (Markt­re­cher­che)
• Beschaf­fungs­vo­lu­men des Pro­duk­tes (auch in finan­zi­el­ler Hinsicht)
• Häu­fig­keit der Beschaf­fung des Produktes

Wich­tig ist, zunächst mit einer klei­nen Anzahl an Pro­duk­ten bzw. einer Pilot­aus­schrei­bung zu star­ten, um einen leich­ten und über­schau­ba­ren Ein­stieg in die öko-sozia­le Beschaf­fung zu finden.

Inner­halb der Ver­wal­tung soll­te die ver­ant­wor­tungs­vol­le Ein­kaufs­pra­xis mit­tels Erlas­sen und Leit­fä­den klar kom­mu­ni­ziert wer­den. Kon­ti­nu­ier­li­che Bewusst­seins­bil­dung und Fort­bil­dung in der Ver­wal­tung erhöht die Akzep­tanz der Ein­käu­fer und Nut­zer der betref­fen­den Pro­duk­te. Hier­bei kann die Pro­zess­be­glei­tung die­ses Pro­jekts unter­stüt­zen. Zudem soll­ten auch die poten­ti­el­len Bie­ter sowie die Öffent­lich­keit über die geän­der­ten Anfor­de­run­gen infor­miert werden.

Defi­ni­ti­on des Auftragsgegenstands

Der Auf­trags­ge­gen­stand defi­niert die zu erwer­ben­de Ware oder Dienst­leis­tung. Ein schnel­ler und direk­ter Weg, öko-sozia­le Kri­te­ri­en auf­zu­neh­men ist, dies bei der Fest­le­gung des Auf­trags­ge­gen­stan­des zu tun. Zudem bestimmt der Auf­trags­ge­gen­stand, wel­che Kri­te­ri­en in die Leis­tungs­be­schrei­bung und Zuschlags­kri­te­ri­en auf­ge­nom­men wer­den kön­nen. Öko­lo­gi­sche und sozia­le Kri­te­ri­en soll­ten bereits hier for­mu­liert sein, um ihre Rele­vanz für den Beschaf­fungs­vor­gang hervorzuheben.

Leis­tungs­be­schrei­bung

In der Leis­tungs­be­schrei­bung wer­den die gewünsch­ten Eigen­schaf­ten und Funk­tio­nen des zu beschaf­fen­den Pro­duk­tes oder der Dienst­leis­tung defi­niert. Hier bie­ten sich viel­fäl­ti­ge Mög­lich­kei­ten, öko­lo­gi­sche und sozia­le Aspek­te zu inte­grie­ren. Wich­tig ist, dass der Bezug zum Auf­trags­ge­gen­stand gege­ben ist und der Auf­trag­ge­ber die Vor­ga­ben über­prü­fen kann. Die Leis­tungs­be­schrei­bung kann ent­we­der deskrip­tiv (Nut­zung von tech­ni­schen Nor­men oder Spe­zi­fi­ka­tio­nen, Sie­geln) oder funk­tio­nal (d.h. ergeb­nis­be­zo­gen) sein; auch eine Kom­bi­na­ti­on aus bei­den ist mög­lich. Zudem kön­nen bestimm­te Pro­duk­ti­ons­pro­zes­se fest­ge­legt wer­den (z.B. Merk­ma­le des Fai­ren Handels).

Eig­nungs­prü­fung

Über die Eig­nungs­prü­fung stellt der Auf­trag­ge­ber sicher, dass der Bie­ter über die finan­zi­el­len und tech­ni­schen Fähig­kei­ten zur Aus­füh­rung des Auf­trags ver­fügt. Aus­schluss­kri­te­ri­en ver­hin­dern, dass Unter­neh­men zum Zuge kom­men, die gegen gel­ten­des Recht ver­sto­ßen haben. Neben Zuver­läs­sig­keit, Sol­venz und Geset­zes­treue kann hier auch die Ein­hal­tung von Sozi­al- und Umwelt­stan­dards über­prüft werden.

Zuschlags­kri­te­ri­en

Ange­bo­te, die die Anfor­de­run­gen der Leis­tungs­be­schrei­bun­gen und die Eig­nungs­prü­fung erfül­len, wer­den anhand von Zuschlags­kri­te­ri­en bewer­tet. Zuschlags­kri­te­ri­en bie­ten die Mög­lich­keit, Ange­bo­te die über die (sozia­len und öko­lo­gi­schen) Anfor­de­run­gen der Leis­tungs­be­schrei­bung hin­aus­ge­hen, posi­tiv zu bewer­ten. Dies ist ins­be­son­de­re bei sol­chen Gütern und Dienst­leis­tun­gen inter­es­sant, bei denen die Leis­tungs­be­schrei­bung nur wenig Mög­lich­keit zur Inte­gra­ti­on von öko­so­zia­len Kri­te­ri­en bie­tet. Im Gegen­satz zu Min­dest­an­for­de­run­gen haben Zuschlags­kri­te­ri­en den zusätz­li­chen Vor­teil, dass sie den Bie­ter­kreis nicht einschränken.